L’optimisation des achats par la méthode des piliers

L’optimisation des achats par la méthode des piliers logistiques est une approche d’optimisation des couts d’acquisition fondée sur une meilleure gestion des 4 piliers du projet logistique. Elle se traduit par une décomposition méthodique de chaque pilier, et une sélection des objets logistiques pouvant encore subir une compression et une réorganisation. A ces objets logistiques, seront ensuite appliquées des règles particulières d’optimisation, en se rassurant que les gains soient bien mesurables pour chaque pilier.

Optimisation du pilier n°1 : les moyens logistiques

D’après la théorie des piliers logistiques, le pilier N°1 (Moyens) renvoie essentiellement à la gestion des ressources humaines, matérielles et technologiques. L’optimisation de ce pilier consiste donc à assurer un meilleur emploi de ces ressources.

 Données de base pour les achats

Celui qui détient la bonne information possède aussi les meilleurs arguments et peut mettre en place les stratégies les plus efficaces. Ce pouvoir s’obtient par le maintien une base de données bien structurée, et suffisamment enrichie. Qui puisse renseigner aussi bien sur la nature des produits ou des prestations achetés, la nature des offres des fournisseurs, la fiabilité et le niveau de service des prestataires logistiques, que sur l’historique des coûts…. Les données de base pour les achats paraissent donc comme l’un des moyens fondamentaux sur lesquels s’appuie une gestion optimisée des achats.

Centralisation et Spécialisation de la fonction achat

Lorsque l’entreprise dispose de plusieurs infrastructures logistiques (des entrepôts de distribution ou des sites de production dispersés sur le territoire national), il convient de centraliser et de spécialiser la fonction achats. Pour acheter efficacement, il est recommandé de recenser les besoins de tous les sites et les centraliser auprès d’un seul et unique interlocuteur (le service Achats), qui sera chargé de la négociation des prix, de la commande et de l’acquisition des produits (biens et services) demandés.

Lorsqu’il s’agit d’achats de biens ou services qui exigent des compétences techniques particulières, la partie négociation des prix peut être concédée à une fonction technique unique, qui une fois sa mission accomplie passe le relais à la fonction achat pour la passation de la commande et la gestion de l’acquisition.

La centralisation et spécialisation de la fonction achat permet d’augmenter sensiblement les gains en matière de négociation, et de logistique (optimisation des emballages, des manutentions et transports, des formalités de douanes…).

 Optimisation du pilier n°2 : les coûts logistiques

 L’optimisation des coûts logistiques exige pour tout logisticien de bien connaître la nature de ses produits, pour appliquer ensuite à chacun les meilleures conditions de prix (coûts annexes à l’achat). La démarche à ce niveau se résume en trois points essentiels : la gestion des achats par type ; l’externalisation de certains achats et la mise en place de contrats.

 Différenciation des achats

La différenciation des achats est une démarche qui consiste distinguer les produits par famille selon différentes caractéristiques liées aux spécifications de ces produits. Cette démarche s’étend aussi à la définition des types d’achats (achat de production, achat généraux, achat de prestations industrielles, achats de prestations logistiques…).

Spécialiser les acheteurs par famille de produit ou par type d’achat leur procure une meilleure connaissance des produits. Un acheteur qui maîtrise les spécifications de ses produits, les tendances du marché et les contraintes liés à leur acheminement est plus apte à négocier de bonnes offres.

 Externalisation de certains achats 

Pour des raisons économiques (quantité ou lots de commandes bas), techniques (spécification des produits), logistiques (manque de moyens), l’entreprise peut externaliser toute ou partie de ses achats. On peut passer par un intermédiaire qui achète en grande quantité (ex : une centrale d’achat) et bénéficier ainsi des prix bas qui lui sont apposés.

L’externalisation est importante aussi pour les achats dits techniques, qui nécessitent d’être spécialisé dans un domaine parfois inconnu de l’entreprise. Cette démarche est une garantie pour la qualité des produits

Mise en place des contrats

En matière d’optimisation des coûts, le contrat a pour but de prévenir les hausses de prix et d’offrir à l’entreprise les conditions les plus avantageuses pour les achats de matériel et de prestations de services. Il résulte d’une négociation des prix d’achat qui elle-même est précédée par un lancement des appels d’offre à différents fournisseurs ; l’étude des prix et la sélection des offres les plus attractives. 

Les prix contractuels sont révisés périodiquement (un an) et peuvent faire l’objet de la consultation de nouveaux fournisseurs lors de cette révision. La mise en place de contrats a aussi un impact sur le pilier n°3 (les temps) car le traitement des demandes de produits sous contrat se fait dans des délais relativement très courts.

 Optimisation du pilier n°3 : les délais ou temps logistiques

 Optimiser le pilier n°3 revient en mettre en œuvre toute opération ou action dont la plus-value se traduit par un gain de temps mesurable. Cela demande de bien circonscrire son périmètre de travail, de réduire la dispersion des intervenants et des sources d’approvisionnement ; d’éviter autant que l’on peut de multiplier les pôles d’opération en appliquant des techniques de gestion adéquates tels que le cross-docking, le groupage, l’utilisation des unités de transport intermodales …;

 Apport des nouvelles technologies de communication

L’utilisation de l’internet et de l’EDI (Echange de données informatisées) avec son fournisseur et les prestataires logistiques permet d’accélérer la transmission des commandes d’achat et des documents annexes (documents dématérialisés, délais de transmission raccourcis). Le déploiement de portails logistiques vient conforter les temps relatifs au suivi des acheminements.

 Répartition des quotas

En cas de grosse commande, selon la capacité de production des fournisseurs et de leur fiabilité, il peut être nécessaire de recourir à une répartition des quotas. Ceci revient à définir pour une période, un nombre fixe de sources d’approvisionnement (fournisseurs) et de mettre en place des règles de répartition des quantités de commandes entre ces dernières. Les avantages sont alors divers : la capacité de production n’étant pas illimitée chez ces fournisseurs, chacun reçoit une commande avec des quantités raisonnables ; le délai global de livraison est réduit

 Optimisation du pilier n°4 : la qualité de service

En logistique, la qualité de service regroupe toutes les opérations mises en œuvre pour assurer une circulation fluide des flux et dans un souci ferme de respect du cahier des charges ou du contrat (contrôle des files d’attentes, contrôle de toutes les formes de gaspillages, définition de stratégies logistiques). Parmi les solutions possibles, nous avons retenu : un regroupement efficace des besoins dans les bons de commandes ; la définition d’un système d’alerte et la définition d’un système de gestion des incidents.

Meilleur regroupement des besoins

Il est nécessaire de réduire le nombre de commandes en regroupant suffisamment les besoins (selon la nature des produits, selon les fournisseurs, selon les moyens de transport, selon les conditions d’emballage…). Sachant qu’un bon de commande entraine généralement la production d’une suite de documents après la livraison (un ou plusieurs bons de livraison, listes de colisage, documents de transport, dossiers de transit, factures…), la réduction du nombre de bon de commande se traduit sur le reste de la chaîne d’approvisionnement par une réduction du nombre d’opérations et/ou formalités.

 Définition d’un système d’alerte

Le processus de contrôle se résume en une succession d’alertes tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Ce dispositif veille particulièrement sur les flux informationnels (les documents) et les flux physiques (les stocks) avec un but « repérer les situations anormales » et une finalité «aider à remonter vers les causes réelle et à les éliminer ».

Des indicateurs particuliers sur le respect des délais, des quantités et des coûts sont aussi nécessaires pour une évaluation plus vaste de système piloté.

Définition d’un système de gestion des incidents

La gestion efficace des incidents consiste à mettre en place des stratégies logistiques, soit sous formes de procédures, soit sous forme de table des stratégies. Ces stratégies définissent en fonction des évènements, les actions correctives ou des solutions à mettre en œuvre afin de renouer avec les bonnes pratiques et rejoindre la trajectoire fixée.

 

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