Le processus d’achat

L’achat est un acte qui a pour finalité l’acquisition des biens ou des services  nécessaires au fonctionnement des usines de production ou des unités commerciales.

 Selon les quantités demandées et planifiées, dans les délais attendus, aux meilleurs coûts possibles et dans les meilleures conditions de service et de sécurité d’approvisionnement. La mission de la fonction « achats » se résume en les principaux points suivants :  A court terme d’assurer l’approvisionnement continue des stocks de matières, pièces et consommables et l’achat de prestations logistiques (transport, manutention, emballage, transit…) ;

  • A moyen terme de gérer le portefeuille des fournisseurs, en les évaluant régulièrement, en suivant la mise à jour et le respect des contrats, en renégociant en cas de besoin les prix selon les offres qui se présentent ;
  • A plus long terme d’assurer, avec la collaboration des services commerciaux et techniques, la gestion stratégique des ressources matérielles de l’entreprise.

Étape 1 : Rechercher les fournisseurs  (le sourcing fournisseurs)

 Elle est la première étape du processus achats, la recherche des fournisseurs doit faire l’objet d’un travail minutieux, notamment si le besoin a évolué et qu’il est nécessaire de rechercher de nouveaux partenaires.

 L’acte d’achat est le résultat de plusieurs tâches opérationnelles réalisées en accord avec la politique et la stratégie achat. Tout au long de ce processus, l’acheteur se doit d’être à l’écoute de ses prescripteurs internes pour cerner leurs besoins, gérer les relations avec les fournisseurs et anticiper les éventuels risques.

 À l’étape du sourcing fournisseurs, deux hypothèses sont possibles. Dans la première, les fournisseurs pouvant répondre aux besoins font déjà partie du panel de l’entreprise. Dans ce cas, ils sont connus, évalués et les risques sont maîtrisés. Dans la seconde hypothèse, le besoin a évolué. Il faut se mettre en quête de nouveaux fournisseurs grâce à des méthodes de sourcing et d’homologation.

 Les 3 grandes étapes du sourcing

 Le sourcing se déroule en trois grandes étapes :

 – La recherche de données macroéconomiques.

Celle-ci est caractérisée par l’identification d’une zone géographique à explorer, par la qualité du produit ou du service à partir de la définition d’objectifs opérationnels et, enfin, par le produit ou le service lui-même. Tous ces aspects sont croisés pour permettre l’identification des fournisseurs potentiels par pays.

 La collecte d’informations.

Les fournisseurs potentiels sont contactés et répondent à des demandes d’informations (Request for Information, RFI). Si le sourcing est international, les ambassades à l’étranger ainsi que les douanes peuvent renseigner sur les produits des fournisseurs.

 – La réalisation d’une cartographie à partir de toutes ces données, un travail parfois extrêmement long et délicat. Une fois les fournisseurs ciblés, il faut les homologuer avant de pouvoir les consulter. L’homologation passe par des RFI complémentaires et des audits des fournisseurs. Le but est de minimiser les risques financiers, de fiabilité technique ou les capacités logistiques. Le fournisseur non homologué peut faire partie de la phase prototype où les investissements seront moindres pour lui.

2 – Étape 2 : Lancer l’appel d’offres

Le lancement de l’appel d’offre est une étape incontournable. Le lancement de l’appel d’offres sera mené par un acheteur spécialisé ou par l’acheteur leader, selon l’organisation de la structure. Petit rappel de la composition du dossier… Dans une démarche traditionnelle d’appel d’offres, il convient de déterminer quels collaborateurs auront la responsabilité du lancement.

L’équipe est composée différemment selon les situations.

Dans une organisation achats centralisée, l’acheteur spécialisé concerné par le produit ou le service lance l’appel d’offres. Au sein d’une organisation décentralisée forte, l’appel d’offres sera mené par l’acheteur leader. Lorsqu’il s’agit d’achats non stratégiques délégués aux utilisateurs, l’appel d’offres peut rester sous leur responsabilité.

 La composition du dossier d’appel d’offres

 Le dossier comprend plusieurs documents :

 – une lettre d’introduction qui présente le contexte de la consultation, les objectifs visés et la date limite de retour des offres ;

– un accusé de réception que doivent retourner les fournisseurs en tenant compte du délai de réponse ;

 – un guide de l’appel d’offres qui donne les principes particuliers régissant son déroulement ;

le cahier des charges des produits ou services ;

 – les termes et conditions de l’établissement d’une relation d’affaires ;

 – un questionnaire afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur ;

 – un guide de réponses qui précise les supports à utiliser, les formulaires-types, les délais ;

 – des annexes, s’il y a lieu.

 Tous ces documents sont à envoyer aux fournisseurs, soit par courrier postal, soit par e-mail. Néanmoins, les grandes entreprises utilisent le plus souvent des portails électroniques de gestion d’appels d’offres.

Étape 3 : Examiner les candidatures

Une fois l’appel d’offres lancé et les candidatures reçues, ces dernières doivent faire l’objet d’une analyse détaillée. Il convient tout d’abord de déterminer des critères éliminatoires, avant de soumettre à une analyse plus détaillées les offres restantes.

 Première étape de sélection : les critères éliminatoires

 L’analyse des offres se déroule généralement en deux temps. La première étape de présélection s’effectue sur la base de critères ayant un caractère éliminatoire. Il peut s’agir d’une compétence technique particulière, d’équipements industriels spécifiques ou de la localisation géographique, etc.

Les fournisseurs ayant franchi la première étape proposent des solutions a priori conformes au cahier des charges.

 Deuxième étape : l’analyse multicritère

La seconde étape consiste à faire une analyse multicritère des offres restantes afin d’opérer le choix final. Cette analyse doit être formelle et explicite. Elle permettra de communiquer sur la décision en interne mais aussi vis-à-vis des candidats non retenus pour qu’ils soient plus compétitifs à l’avenir. 

Étape 4 : Utiliser une bonne grille de lecture

Après la première sélection des offres, plusieurs critères sont retenus pour mener une analyse plus poussée : certification, coût global d’acquisition, conditions commerciales… Cette analyse permet également de commencer à préparer la négociation.

 La certification, un critère de qualité

 Le premier critère de sélection du fournisseur est la qualité du produit ou du service acheté, à condition, bien entendu, que le cahier des charges soit toujours bien respecté. Il faut donc maîtriser parfaitement le produit ou le service recherché. D’autant que les entreprises apprécient de travailler avec des fournisseurs dont les systèmes de management et les pratiques qualités sont bien définis.

 La certification sur une norme ISO ou CMMI (Capability Maturity Model Integration, modèle de maturité destiné à réaliser l’évaluation du processus logiciel et à conduire à des niveaux de maturité) est souvent recherchée car elle démontre la capacité de l’entreprise à répondre aux besoins de ses clients de manière optimale.

Veiller aux conditions d’acquisition

 Le deuxième critère de sélection est le coût global d’acquisition et les conditions commerciales. L’acheteur assure la maîtrise de la structure de coûts de ses fournisseurs en demandant des chiffrages détaillés.

Il faut que le prix du fournisseur soit compétitif par rapport aux entreprises concurrentes. Les conditions de règlement demandées doivent être acceptables et les incoterms proposés (modalités de la transaction) avantageux selon la situation géographique.

 Le troisième aspect est le délai. Il doit être conforme au besoin et maîtrisé. Dans un contexte où les plannings des entreprises sont de plus en plus tendus, les délais de livraison, de mise à disposition, de mise en service sont des critères-clés pour sélectionner des fournisseurs. Le candidat choisi dispose donc d’un système logistique lui permettant de livrer à l’heure et, en cas de besoin, être capable de stocker.

Certains critères comme la faculté d’adaptation, la sécurité financière ainsi que la pérennité de l’entreprise sont également à prendre en compte.

 Une fois les offres analysées sur la base de ces éléments, quelques fournisseurs sortent du lot et l’acheteur peut engager les négociations commerciales avec ceux qui répondent le mieux aux critères.

Préparer la négociation

 La préparation de la négociation peut se dérouler en trois phases : recueillir des informations sur le fournisseur, préparer techniquement le dossier et élaborer une stratégie de négociation. Avant de proposer une négociation, il convient d’obtenir des renseignements sur le fournisseur, le produit, le service et le poids de l’achat à réaliser.

Pour un fournisseur homologué, l’acheteur dispose, en amont, de certains éléments sur ce dernier comme son marché, l’historique des achats précédents, les évaluations et les audits réalisés. Pour un nouveau fournisseur, les points principaux à analyser sont sa situation économique, son positionnement concurrentiel, ses prévisions d’activité et ses moyens de production.

  Étape 5 : mener la négociation

Après la sélection des offres de fournisseurs vient l’étape de la négociation.

Dans le cadre d’une première négociation avec un nouveau fournisseur, l’acheteur doit veiller à gagner sa confiance et à lui donner envie de collaborer avec lui. La première négociation est décisive pour gagner le respect et la confiance d’un fournisseur, mais c’est loin d’être suffisant. L’acheteur doit donner envie à celui-ci de travailler avec lui plus qu’avec aucun autre de ses clients. Si ce fournisseur est performant, et c’est l’hypothèse qui est faite en le recevant, cette envie le motivera pour accepter des conditions commerciales exceptionnelles et donc pour offrir à l’acheteur un avantage de compétitivité significatif sur sa concurrence.

La préparation technique du dossier

Concernant le produit, il faut analyser les caractéristiques principales, les performances et son positionnement final. Il convient aussi de connaître la part des achats de l’entreprise dans le chiffre d’affaires du fournisseur, aussi appelé taux de dépendance. Cela permettra d’évaluer le rapport de force et de s’en servir comme d’un levier.

La préparation technique du dossier consiste à déterminer les clauses à négocier et les objectifs à atteindre. L’acheteur doit identifier les clauses sur lesquelles il peut faire des concessions au vendeur. La démarche consiste à hiérarchiser les priorités dans les négociations et à se fixer des objectifs à la fois réalistes et ambitieux. Pour chaque point de la négociation, l’acheteur prépare des arguments afin de convaincre le fournisseur d’améliorer son offre. Pour être efficaces, les arguments s’appuient nécessairement sur des faits, des données et des démonstrations.

 Les  approches de la négociation

 Plusieurs possibilités s’offrent à l’acheteur. Soit il choisit d’aborder la négociation en bloc, en traitant toutes les clauses en même temps, soit il négocie de façon séquentielle. Cette dernière approche est plus aisée car l’acheteur ne passe à la clause suivante qu’après avoir atteint son objectif. Il est conseillé de commencer par les points les plus faciles pour finir par les plus délicats. L’acheteur doit mener les débats et intervenir en premier, afin de prendre en main la conduite de l’entretien qu’il ne lui faudra pas lâcher.

 La conclusion lui permet de récapituler les accords négociés afin d’obtenir un assentiment explicite du vendeur. L’acheteur procède enfin à la rédaction d’un compte rendu que les deux parties signent

– Étape 6 : le contrat, un lien juridique délicat à soigner

 Dernière phase du processus achats, la rédaction du contrat n’en est pas moins une étape délicate, durant laquelle il faut rester vigilant afin d’éviter les mauvaises surprises une fois l’engagement signé.

La rédaction du contrat est le résultat de la négociation et intervient après le choix final du fournisseur. C’est une étape relativement simple, si les autres se sont bien déroulées. Mais il faut rester vigilant afin d’éviter les surprises, après la signature du contrat.

La rédaction du contrat

La contractualisation consiste à établir un contrat d’achat ou un bon de commande entre l’entreprise et le fournisseur. C’est un lien juridique entre les deux parties. Ce document reprend tous les termes des accords convenus lors de la négociation.

Tout contrat doit contenir un certain nombre d’informations indispensables.

Les parties ou contractants doivent être mentionnés en début du document : le nom de l’entreprise qui achète, celui du fournisseur et leur adresse respective.

 – L’objet du contrat, c’est-à-dire le bien ou le service acheté, doit y figurer.

 – La qualité requise y est aussi précisée, souvent en annexant un fichier qui reprend le cahier des charges (dimension, matières…).

 – Le prix, la quantité, les dates de livraison, les pénalités de retard, les incoterms (modalités de la transaction) et la garantie font l’objet d’une clause spécifique. Une juridiction doit être choisie pour régler d’éventuels litiges. S’il y a lieu, il convient de préciser s’il existe une procédure de suivi post-commande. Dans le cas d’un contrat long, la durée est ajoutée, tout comme les conditions de rupture ou de reconduction de contrat.

 La signature du contrat ne peut intervenir qu’après acception du contenu par les deux parties. Elle traduit leur engagement à respecter toutes les clauses du contrat.

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